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hg0088.com關于印發合同管理辦法(試行)的通知

信息來源: 暫無 發布日期: 2018-01-03 瀏覽次數:

福大政〔2017〕68號     

各學院,機關各部門、各單位:

為深入貫徹財政部、教育部關于進一步提高行政事業單位內部管理水平、規范內部控制的要求,加強學校內部控制建設工作,防范合同管理風險,維護學校的合法權益,特制定《hg0088.com合同管理辦法(試行)》,并經過校長辦公會(2017年第18次)、黨委常委會(2017年第23次)審議通過。現將其印發給你們,請認真遵照執行。

福  州  大  學       

2017年12月28日      

hg0088.com合同管理辦法(試行)

第一章  總  則

第一條為進一步規范學校的合同管理工作,防范合同風險,維護學校合法權益,依據《中華人民共和國民法總則》、《中華人民共和國合同法》等有關法律法規,結合學校實際,制定本辦法。

第二條辦法所稱合同,是指學校及其授權機構在開展辦學活動及其它工作時,作為一方當事人與自然人、法人或其他組織等平等民事主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。

第三條學校對外事務涉及經濟行為的,除即時結清或按規定可以不訂立書面合同外,應當訂立書面合同,明確各方權利義務。

第四條學校法定代表人或其授權的委托代理人(在委托事項、權限和期限范圍內),代表學校依法簽訂、變更和解除合同。

第五條合同的簽訂和履行應當遵守國家法律法規,符合國家政策和學校的有關規定,貫徹平等互利、協商一致、誠實信用的原則,維護學校的合法權益。

第六條學校按照“統一領導,歸口管理,分級負責”的原則建立合同管理制度,推動合同管理辦公自動化、歸檔電子化。

第二章  合同管理部門及職責

第七條學校合同事務由綜合管理部門和歸口管理部門依據各自權責進行管理。

第八條校長辦公室是學校合同事務的綜合管理部門。主要職責為:

(一)制訂學校合同管理的基本規章制度;

(二)根據學校安排,參與重大合同的起草、談判和簽訂等工作;

(三)根據需要組織專家對重大合同進行論證,提出法律意見,提示法律風險;

(四)督促合同歸口管理部門規范訂立、履行合同;

(五)協助合同歸口管理部門進行合同糾紛處理;

(六)其他重大合同管理工作。

第九條學校各職能部門是合同歸口管理部門,按其職責范圍對學校合同事務進行歸口管理。職能部門主要負責人為合同管理第一責任人,各職能部門應指定專人作為合同管理人員。

合同事務涉及兩個或兩個以上職能部門工作職責的,根據合同標的性質及主要簽約目的確定歸口管理部門;不能確定的,原則上由合同項目經費管理部門負責。

如學校對職能部門進行工作職責調整,按調整后的職責范圍對合同進行歸口管理,相關職能部門應當做好合同檔案移交工作。

第十條合同歸口管理部門作為學校合同管理的主體,負責合同文本的起草、談判、簽訂、登記(備案)、履行及存檔等工作,對所簽合同的真實性、可行性、合理性、合法性負責。主要職責為:

(一)負責承辦合同的可行性論證;

(二)負責審查合同標的的真實性;

(三)負責審查合同相對人的主體資格、資質、信用狀況、履約能力等,若有明顯瑕疵的,不應與其簽訂合同;

(四)負責合同的起草和談判,負責對合同條款進行合理性、合法性審核;應當確認合同內容符合有關法律法規、學校規章制度及本辦法的規定;涉及招投標的項目,合同條款內容應當與招標文件和中標人的投標文件表述一致;合同款項有相應的經費來源;涉及無形資產轉讓或者投資入股的,應當委托有資質的第三方機構進行評估;

(五)負責辦理法律法規規定的登記或備案手續;

(六)負責合同的具體履行,掌握合同履行情況;

(七)負責合同簽訂及履行過程中形成的有關資料的收集與保管,在合同履行完畢后對上述材料進行歸檔;

(八)依法及時處理各類合同糾紛;

(九)其他與合同歸口管理相關的事務。

如有具體承辦單位的,合同歸口管理部門可以委托具體承辦單位履行上述職責,但應當進行全方位監督并承擔連帶責任。

第三章  合同的訂立

第十一條學校對外簽訂合同,應當按照本辦法規定進行審核后,以“hg0088.com”的名義訂立。未經學校授權,學校下屬機構(包括各教學機構、研究機構、機關部處、直屬單位等)和個人,不得以學校的名義或本機構的名義對外簽訂合同。

嚴禁任何學校下屬機構和個人以學校名義或本機構名義對外簽訂擔保合同。

第十二條合同應當依據法律法規和學校相關規定,以及當事人協商一致達成的事項制定相關條款。合同的基本要素應當齊全,條款應當完備、明確、具體,語言應當準確、嚴謹、簡練。

第十三條國家或行業有合同示范文本的,應當優先選用,但需要認真審核,并根據實際情況適當填寫。國家或行業沒有合同示范文本的,各歸口管理部門可以制定本單位歸口管理合同的模板。合同相對人提供的合同文本,必須對其條款進行詳細審查和核對。

第十四條合同填寫不得留空。對于協商過程中未達成一致的合同模板條款,應當刪除。嚴禁在空白合同上簽字或蓋章。

第十五條合同由歸口管理部門負責審核,但合同涉及其他部門職責的,應當同時送其他部門書面會審。合同審核部門應當出具書面審核意見,審核意見應當明確、具體,并由部門負責人簽署。應當出具審核意見而未出具的,視為同意。合同綜合管理部門根據需要,可以召集合同涉及的相關部門對重大合同實行專項論證。

第十六條要進行招投標的項目,應當按規定進行招投標后及時簽訂正式合同。招標文件中“擬簽訂合同的主要條款”部分應當在招標文件發出前,按本辦法規定的審核程序預先審核通過。

第十七條涉及學校重大利益或重大發展事項的合同,應當由學校法定代表人直接簽署。除上述合同外,學校法定代表人可以授權分管校領導簽署其分管部門合同金額在三十萬元以上(含)的合同;可以授權合同歸口管理部門負責人簽署合同金額在三十萬元以下的合同,如合同金額超過三十萬元的或者代理人非合同歸口管理部門的負責人的,應當由學校法定代表人就該代理事項單獨書面授權。

第十八條被授權人不得超越授權范圍簽署合同,不得濫用委托代理權。未經學校法定代表人書面同意,不得將被授予的權利轉授第三人。

第十九條學校各類合同用印,應當加蓋“hg0088.com”公章或相應類別合同專用章。

設立合同專用章應經學校校長辦公會議決定、法人代表授權,并報相關行政部門備案。合同專用章由被授權部門保管和使用,各合同專用章保管部門應當制定印章管理細則和用印流程,指定專人管理印章,并向校長辦公室備案。

第二十條合同須報經國家有關主管部門審查、批準、登記或備案的,應當履行相應程序。

第四章  合同的履行、變更、終止及糾紛處理

第二十一條同歸口管理部門及具體承辦單位應當對合同履行全過程實施有效監管,積極履行合同(如工程簽證、貨物驗收等),并敦促合同相對人積極履行合同,確保合同全面有效履行。

第二十二條在合同履行過程中發現有顯失公平、重大誤解或有欺詐行為等情形,或因政策調整、市場變化等因素,或因不可抗力,或合同相對人未按約定履行合同,已經或可能導致學校利益受損,合同歸口管理部門及具體承辦單位應當立即采取相應措施,并按照合同審批權限和程序及時辦理合同補充、變更或解除手續,將損失降到最低。

第二十三條合同生效后,確需簽訂補充合同,或變更、解除合同的,應當簽訂書面合同,并按本辦法第三章規定的程序進行審核。

第二十四條同履行出現糾紛時,合同歸口管理部門及具體承辦單位應當及時與合同相對人協商解決;因合同糾紛引致訴訟或仲裁的,合同歸口管理部門及具體承辦單位應當積極收集相關證據,按照規定程序及時解決訴訟爭端,依法維護學校合法權益。

第二十五條涉外合同以及其它專業性強的合同,合同歸口管理部門可以根據實際需要,聘請校內外本領域專家、法律專家參與合同的全過程管理。

第二十六條合同管理部門相關人員應當保守在合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、技術秘密或商業秘密。

第五章  合同備案及歸檔

第二十七條合同歸口管理部門應當指定專人負責收集和保管合同檔案,并注意做好記錄或形成書面材料。合同檔案一般包括合同洽談、簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理過程中形成的資料,包含但不限于合同文本、補充或解除協議、對方當事人資質及征信材料、審批文件、招投標文件、會議紀要、諒解備忘錄、交貨憑證、驗收文件以及往來函件、數據電文等與合同有關的材料。上述材料均應妥善收集和保管,不得隨意遺棄、丟失或銷毀。

如有具體承辦單位的,合同歸口管理部門可委托其收集、保管上述材料,但合同文本、補充或解除協議等主要合同文件應由歸口管理部門備案管理。

第二十八條合同歸口管理部門應當加強合同登記管理,建立合同連續編號制度。合同編號規則:部門代字+(合同屬性)字樣+4位數年份+3位數流水號。

第二十九條同歸口管理部門應當按照學校檔案管理規定對合同檔案進行歸檔。

第六章  責任與監督

第三十條有下列情形之一,未給學校造成損失的,對負有領導責任和直接責任的人員進行批評教育;給學校造成損失的,視其情節輕重和造成損失大小分別給予相應的行政處分,并由其承擔相應的賠償責任;涉嫌構成犯罪的,移送司法機關追究其刑事責任。

(一)未經授權、超越授權范圍或授權期限終止后擅自訂立合同的;

(二)提供虛假資料或虛構事實簽訂合同的;

(三)與合同相對方或第三人惡意串通,損害學校利益的;

(四)利用學校合同謀取私利的;

(五)因故意或重大過失泄露學校技術、商務等秘密的;

(六)擅自涂改、隱匿、銷毀合同的;

(七)因重大過失遺失重要合同材料的;

(八)怠于處理合同糾紛,或者擅自放棄權利的;

(九)其他違反法律法規的情形。

成經濟損失或發現有可能造成經濟損失后,責任人積極采取措施,部分或全部彌補學校損失的,可以從輕、減輕或免予處分。

第三十一條校成立合同管理工作領導小組,加強對合同管理工作的組織領導與風險防控。校長辦公室、監審、財務等相關部門應形成聯動機制,依據各自職能,加強對合同的監督與管理。

第三十二條學校定期對各歸口管理部門的合同管理情況進行抽查。

第七章  附  則

第三十三條本辦法所稱重大合同是指:

(一)合作辦學合同;

(二)對外投資合同;

(三)合同金額在三千萬元以上(含三千萬元)的基本建設項目合同;

(四)合同金額在一千萬元以上(含一千萬元)的土地、房屋等資產的出租、出借和轉讓合同;

(五)其它涉及學校重大利益或重大發展事項,應當由學校法定代表人直接簽署的合同。

第三十四條學校與教職工簽訂的聘用合同和勞動合同,不適用本辦法。

第三十五條各合同歸口管理部門應當根據管理職責、工作內容,結合本辦法制定相應的合同管理實施細則、工作流程,經分管領導簽發后實施,并報校長辦公室備案。必要時,由相關合同歸口管理部門提交校長辦公會議討論通過。

第三十六條學校舉辦或設立的具有獨立法人資格的單位可以參照本辦法制定相關合同管理規定,并報校長辦公室備案。

第三十七條法律法規對合同審批權限、訂立流程、生效條件有特別規定的,從其規定。

第三十八條合同內容如涉及“三重一大”事項,按學校相關規定執行。

第三十九條本辦法由校長辦公室負責解釋。

第四十條本辦法自公布之日起施行。學校原有的合同管理相關規定與本辦法不一致的,以本辦法為準。